Permudah Temukan Dokumen, Bawaslu Tabanan Kelola Arsip Pengawasan

beritaterkini.co.id-TABANAN | Bawaslu Kabupaten Tabanan melakukan Kegiatan Pelatihan Tata Naskah dan Kearsipan serta Kehumasan kepada Ketua Panwas Kecamatan dan Koordinator Sekretariat Panwas Kecamatan se-Kabupaten Tabanan, Kamis, 1 Agustus 2024.

Hal tersebut dilakukan
Masih banyaknya permasalahan yang muncul terkait pengelolaan arsip.

Mengingat, Bawaslu merupakan lembaga yang banyak memproduksi dokumen sebagai hasil dari pengawasan.

Untuk itu, dibutuhkan administrasi yang baik untuk mengelola arsipnya.

Lebih jauh disebutkan, arsip merupakan rekaman peristiwa atau kegiatan dalam berbagai bentuk dan media yang memiliki makna dan tujuan tertentu.

Pada kesempatan tersebut, Ketua Bawaslu Kabupaten Tabanan Ketut Narta menyampaikan, bahwa tahapan Pemilihan Serentak Tahun 2024 sudah berjalan.

Tak hanya itu, kerja Pengawas Pemilu juga semakin beragam, tentu ada banyak dokumen yang menyertai kerja-kerja tersebut, sehingga banyak dokumen pengawasan yang harus disimpan, disusun untuk keperluan audit.

Pengelolaan Tata naskah dan Kearsipan terkait data pengawasan sudah dilakukan oleh Bawaslu KabupatenTabanan besertas jajarannya yang tujuannya adalah untuk mempermudah menemukan dokumen atau data yang dibutuhkan baik untuk kepentingan audit maupun persidangan. Arsip dapat di kategorikan menjadi dua jenis yang pertama Arsip substantif yang terdiri dari hasil pengawasan, saran perbaikan/rekomendasi, jurnal dan lainnya terkait dengan kegiatan pengawasan yang dilakukan dan yang kedua adalah arsip fasilitatif meliputi kinerja, RPJP dan lainnya.

“Dokumen-ddokumen kerja yang beragam harus dipilah dan dirapikan sesuai jenisnya sebagai salah satu langkah tertib administrasi. Kumpulan rekaman administrasi atau yang disebut arsip, dalam pengelolaannya telah ada standarnya. Ada yang disebut arsip dinamis, arsip vital, arsip statis, arsip terjaga hingga arsip umum. Hal tersebut akan mudah bila kita peduli dengan tata naskah kedinasan sebagaimana telah diatur dalam Peraturan Bawaslu Nomor 13 tahun 2020,” kata Anggota Bawaslu Provinsi Bali Gede Sutrawan dalam pemaparan materinya.

Anggota Bawaslu Provinsi Bali ini, juga menegaskan kepada penyelenggara pengawas kecamatan dalam melaksankan tugas dan wewenang agar menjadikan regulasi sebagai cahaya pengawasan.

Penyelenggara Pengawas Kecamatan yang merupakan badan adhoc yang diartikan setelah penyelenggaraan pemilu/pemilihan selesai akan di bubarkan tentunya akan menimbulkan permasalahan tersendiri terkait pengelolaan arsip.

“Ketika Badan Adhoc ini sudah habis masa jabatannya terkait dengan arsip substantif hasil kerja-kerja pengawasan, yang pengelolaannya belum diatur dalam peraturan maka yang bisa dilakukan adalah dengan penyimpanan arsip badan adhoc sesuai dengan kepentingan dan disimpan di Bawaslu Kabupaten,” ucap I Gusti Ketut Kartika selaku Kabag Administrasi Bawaslu Provinsi Bali

“Terkait dengan publikasi dan informasi di media sosial harus dikemas dengan baik dan menarik sehingga lembaga Bawaslu akan lebih di kenal oleh kalangan masyarakat,” kata Kabag Administrasi.

Jerry Semampaw selaku Narasumber dari penggiat pemilu menyampaikan, bahwa Lembaga Bawaslu merupakan Penyelenggara Pemilu/Pemilihan, dalam mengoptimalkan media sosial ataupun berita.

Sementara, Humas Bawaslu Kabupaten Tabanan mempunyai fungsi penyampaian informasi seharusnya transparansi dalam publikasi baik diberita dan website resmi.

“Pengelolaan informasi di media sosial, agar dilakukan oleh humas secara konsisten kepada publik,” kata Bang Jerry.

Anggota Bawaslu Kabupaten Tabanan Ni Putu Ayu Winariati, S.P., yang turut hadir dalam kegiatan tersebut, lebih menekankan tentang tahapan yang kini sedang berjalan, yaitu Pleno Daftar Pemilih Hasil Perbaikan (DPHP), agar dilakukan pengawasan dengan baik dan cermat.

“Pengawas kecamatan dapat melakukan monitoring sehingga kawan-kawan Pengawas Kelurahan/Desa menjalankan tugas secara optimal, sehingga tidak ada permasalahan nantinya saat pleno di tingkat kecamatan maupun tingkat kabupaten,” tutupnya. (red/kyn).